Schrittweise Digitalisierung von Unternehmen

Vorteile der Digitalisierung / Digitalen Transformation

Ein digital aufgestelltes Unternehmen geniesst wichtige Wettbewerbsvorteile gegenüber traditionell aufgestellten Unternehmen. Dazu gehören etwa:

• Die Möglichkeit für Mitarbeiter, im Homeoffice oder unterwegs die Arbeit für das Unternehmen fortzusetzen
• Verbesserte Geschäftsprozesse mittels Software, welche Mitarbeiter durch komplexe Arbeitsschritte führt
• Weniger Fehler und Misskommunikation, da jeder Mitarbeiter auf für ihn/sie relevante Daten hat
• Die Möglichkeit, anhand von Daten wichtige Businessentscheidungen faktisch und rational zu treffen
• Automatisierung von Prozessen, die sich nur in den Businessdaten abspielen, ohne die Einwirkung von Mitarbeitern

Schrittweise Digitalisierung

Wir sehen die Digitalisierung nicht als eine einzelne riesige Aktion, sondern als einen fortlaufenden Prozess. Ein Unternehmen digitalisiert sich nicht in einem Projekt über einige Wochen hinweg. Digitalisierung geschieht schrittweise, zuerst in vereinzelten Teilbereichen des Unternehmens, dann Schritt-für-Schritt in grösseren Teilen.

Die Digitalisierung sollte im Unternehmen dort starten, wo am meisten Optimierungsbedarf besteht. Gerade in Unternehmensbereichen in welchen viel repetitive Arbeit gefragt ist, viel Papierkrieg herrscht oder ein akuter Mangel an Mitarbeiter herrscht, kann eine partielle Digitalisierungsoffensive den Wettbewerbserfolg eines Unternehmens mit kleinen Tools verbessern.

Digitalisierungsschritt 1: In der Cloud arbeiten

Der Start der Digitalisierung für viele Unternehmen ist es, eine Business-Cloud zu beziehen, mithilfe welcher die Mitarbeiter kommunizieren, Daten austauschen und kollaborieren können. In den meisten Fällen bietet es sich an, auf eine Unternehmenslösung von etablierte Unternehmen zurückzugreifen. So bietet beispielsweise Microsoft Office365 die Möglichkeit, wie OneDrive Dateien auszutauschen, mittels Teams zu kommunizieren und mithilfe von Office Online gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Um den Prozess der Digitalisierung zu veranschaulichen greifen wird ab diesem Punkt ein Fallbeispiel aus dem Kundenportfolio der PolygonSoftware auf. Die Nachhilfe Lotus Akademie hat sich über die letzten 3 Jahre zu einem komplett-digitalisierten Unternehmen transformiert. Im Schritt-1 der Unternehmensdigitalisierung hat die Nachhilfe Lotus Akademie eine GoogleDrive für ihre Lehrer aufgesetzt, sodass die Nachhilfelehrer untereinander Dateien austauschen und ihren Schülern Lehrmittel zur Verfügung stellen konnten.

Digitalisierungsschritt 2: Daten und Dokumente digialisieren

Eine Firmen-Cloud ist nur so nützlich wie die Daten, die sie enthält. Der zweite Schritt in der Digitalisierung ist daher, wo immer möglich Daten zu digitalisieren oder nur noch im digitalen Format abzulegen: Papierrechnungen und Verträge werden eingescannt, Telefonate und Meetings werden protokolliert, Dokumente nicht lokal, sondern nur noch in der Cloud abgelegt.

Die Nachhilfe Lotus Akademie hat begonnen, Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, Telefonate mit Eltern von Nachhilfe-SchülerInnen schriftlich festzuhalten und alle Dokumente sogleich in der Cloud zu archivieren. Dies führte dazu das die Nachhilfe SchülerInnen via Cloud immer Zugriff auf ihre Rechnungen, Unterrichtsmaterialien wie auch abgemachte Termine haben und es zu weniger Unterrichtsausfällen oder ausstehenden Rechnungen kommt.

Digitalisierungsschritt 3: Datenablage professionalisieren

Mit zunehmender Digitalisierung von Daten und Dokumenten sieht man sich einem Problem konfrontiert: Adressdaten von Kunden häufen sich in verschiedenen Excels, die Ordnerstruktur in der Cloud wird unübersichtlich, in verschiedenen Dateien stehen ähnliche aber widersprüchliche Situationen und es kommt im Firmen-Chat immer häufiger die Frage "Wo ist diese Datei abgelegt" oder "Ist diese Information hier noch aktuell"? Dateichaos wie "Adressliste1.docx", "Adressliste_neu.docx" und "Adressliste_überarbeitet.docx" machen die Digitalisierung zur Qual. Genau bei diesem Digitalisierungsschritt scheitern die meisten Unternehmen und stecken in einem Datei- und Datenchaos fest. Hier lohnt es sich meistens schon, professionelle Hilfe von einem Softwareentwicklungspartner zu beziehen. Gelöst wird das Informationschaos durch Business-Software wie beispielsweise den Bambus Office Manager (BOM). Diese Tools helfen dabei, Firmendaten richtig zu organisieren und Daten miteinander zu verlinken anstatt sie mehrfach zu erfassen. Standardsoftware wie der Bambus Office Manager bieten oft ein modulares System, worin Mitarbeiter alle Daten von Kundenadressen, Finanzbuchhaltung, laufende Abonnements oder auch ihr Inventar managen können, ohne riesige Exceldateien austauschen zu müssen. In den allermeisten Fällen sind Tools wie der BOM genügend flexibel, um auch komplexe Daten strukturiert abzulegen.

Die Nachhilfe Lotus Akademie setzte bei ihrer Digitalisierung auf selbst modellierte Datenbanken. So sind bei der Nachhilfe Lotus Akademie alle Schüler, Lehrer und Eltern in einer Adressdatenbank abgelegt, die geplanten oder durchgeführten Lektionen sind genauso digital hinterlegt wie getätigte Lektioneneinkäufe oder Abrechnungen. Excel-Dateien, gefüllt mit Informationen, finden Sie bei der Nachhilfe Lotus Akademie vergebens. Gleichzeitig sind in der Datenbank die Beziehungen zwischen den Dateien klar modelliert: Ein Nachhilfelehrer ist mit seinen Nachhilfeschülern verlinkt, die geplanten Lektionen mit sowohl Schüler wie auch Lehrer, die Rechnung mit dem Elternteil des Schülers etc. Eine eingetragene Nachhilfelektion ist daher automatisch mit sowohl Schüler wie auch Lehrer verlinkt und muss daher nicht zweimal erfasst werden - wird sie vom Schüler gelöscht, ist sie automatisch auch für den Lehrer entfernt.

Digitalisierungsschritt 4: Prozesse digitalisieren

Sobald Daten in digitaler und vor allem auch strukturierter Weise zur Verfügung sehen, kann man damit beginnen, Prozesse zu digitalisieren. Das bedeutet vor allem eines: Die Aufnahme von Daten muss ebenso zum Alltag werden wie deren Instandhaltung und Verwendung. Alle müssen sich darauf verlassen können, das Daten korrekt erfasst und gepflegt werden. Für diesen Schritt lohnen sich oft kleine Applikationen, die einen Prozess definieren, welcher die Mitarbeiter dabei unterstützt, ihre Arbeit anhand von Daten zu verrichten und sie weiterzupflegen. Da viele Prozesse sehr individuell für ein Business sind, lohnt sich auch hier in den meisten Fällen eine Absprache mit einem Software-Partner, welcher für Sie die richtige Standardsoftware findet oder Individualsoftware entwickelt.

Die Nachhilfe Lotus Akademie liess von Mitarbeiter der PolygonSoftware eine App entwickeln, welche die Prozesse von Nachhilfeschülern und Nachhilfelehrern digitalisiert. Die App wird dabei von Schülern, Lehrern und den Mitarbeitenden der Nachhilfeschule verwendet. Die Vereinbarung von Nachhilfelektionen zwischen Schülern und Lehrern passiert seitdem direkt via App zwischen SchülerIn und LehrerIn. Dadurch haben SchülerIn und LehrerIn nicht nur die Möglichkeit, Termine selbständig zu planen, zu verschieben und zu organisieren, die Nachhilfe Lotus Akademie kann auch sicherstellen das alle Lektionen korrekt eingetragen werden. Das garantiert, dass die Endabrechnung der Lektionen, welche Ende Monat anhand der abgehaltenen Lektionen stattfindet, immer korrekt ist.

Digitalisierungsschritt 5: Prozesse Automatisieren

Je mehr Prozesse digitalisiert werden, desto mehr wird man Prozesse identifizieren können, bei welchen die Arbeit von Hand nur noch eine untergeordnete Rolle spielt. Einfache Prozesse können von kleinen Programmmen übernommen werden: Das Übertragen von Daten in ein System, das Erstellen von regelmässigen Reports oder die Verwaltung der Daten nach gewissen Regeln. Doch selbst komplexere Prozesse, welche von Computern bis vor kurzem nur schwer bewältigt werden konnten, sind heute oft via Machine-Learning und AI für Computer kein Problem mehr. So kann intelligente Software beispielsweise mittels OCR selbst handgeschriebene Texte lesen, interpretieren und die relevanten Daten in das System einpflegen, ohne das ein Mensch intervenieren muss. Die komplette Automatisierung von Prozessen wird fast immer in enger Zusammenarbeit mit einem Softwarepartner wie PolygonSoftware geplant und programmiert.

Die Nachhilfe Lotus Akademie automatisierte nicht nur einfach Prozesse wie die Rechnungserstellung anhand der gehaltenen Nachhilfelektionen, sondern auch komplexere Aufgaben wie die Zuweisung des geeigneten Nachhilfelehrers für einen neuen Nachhilfeschüler. Mittels der Analyse der Daten wie den Kompetenzbereichen des Lehrers, das Nachhilfefach des Schülers, des Standorts der beiden, die Auslastung des Lehrers und viele weitere, schlägt die App den Mitarbeitern der Nachhilfe Lotus Akademie automatisch für jeden neuen Nachhilfeschüler die geeigneten Nachhilfelehrer vor, welche dann nur noch vom Mitarbeiter bestätigt werden müssen.

Digitalisierungsschritt 6: Prozessschnittstellen verbinden

In der letzten Instanz der Digitalisierung wird man auf gewisse Hürden stossen: Verschiedene eingesetzte Softwarelösungen werden keine bis unzureichende Schnittstellen aufweisen. Beispiele dafür gibt es unzählige: Das Buchhaltungsprogramm spricht nicht mit dem Inventar-Programm, die Stundenplanungssoftware nicht mit der Mitarbeiterkartei, das Webshop-System nicht mit der Post zur Generierung der Lieferetiketten. Man ertappt sich, Mitarbeiterstunden einzusetzen um spröde die Daten vom einem System in ein anderes System zu überführen. Dies führt nicht nur zu ineffizienten Arbeitsstunden, sondern hat auch grosses Fehlerpotential und führt dazu, das die Informationssynchronisation zwischen den Systemen nur sporadisch geschieht. Diese Informationsschnittstellen können in den meisten Fällen durch gezielte Programmierung von Software überwunden und automatisiert werden.

Die Nachhilfe Lotus Akademie optimierte die Schnittstelle zwischen der eigenen Datenbank, welche Informationen über die abgehaltenen Lektionen beinhaltet, und der Buchhaltungssoftware, welche die gehaltenen Lektionen in einen Lohn für die Nachhilfelehrer sowie eine Rechnung für die Eltern der NachhilfeschülerInnen umwandeln muss. Mit diesem letzten Schritt hat die Nachhilfe Lotus Akademie ein praktisch komplett digitalisiertes Business erreicht und kann die Ressourcen der Mitarbeiter einsetzen, um das Business weiterzuentwickeln und auf dem Schweizer Nachhilfemarkt zu innovieren!